해외 연사를 부르는 학술대회나 국제컨퍼런스를 대행하게 되면, 연사의 비자 문제도 기획업체가 함께 챙기게 됩니다. 강연료를 받는 연사가 어떤 비자로 들어와야 하는지, 초청 명의는 어떻게 정하는지, 서류와 신청 순서까지 안내해 드립니다.
핵심 요약
보수를 받고 강의하는 외국인 연사에게는 단기취업(C-4) 비자가 원칙입니다. 다만 정부·대학·정부출연기관 같은 비영리기관이 학술·공익 목적으로 1회성 강연에 초청하는 경우에는 C-3 비자나 무사증으로도 강연할 수 있습니다. 비자 신청은 연사가 거주하는 나라의 한국 공관에서 합니다. 초청장과 강연 계약서는 국내 초청기관이 만들어 연사에게 보냅니다. 행사 대행을 맡았다면 초청 명의와 강연료 지급 주체부터 주최기관과 정해야 합니다.
이 칼럼의 대상
이 칼럼은 다음과 같은 분들을 위한 내용입니다.
- 학술대회·국제컨퍼런스 운영을 맡은 국제회의기획업체
- 해외 연사에게 강연료를 지급할 예정인 행사 주최기관
- 여러 나라에서 연사를 초청해 비자 일정을 관리해야 하는 담당자
강연료를 주는 연사는 모두 C-4 비자가 필요한가요?
원칙은 C-4이지만, 예외에 해당하면 단기 체류자격으로도 강연할 수 있습니다.
C-4는 단기간 국내에서 보수를 받고 일하는 외국인에게 주는 체류자격이고, 보수를 받는 강의·강연도 여기에 들어갑니다.
고용계약 없이 초청을 받아 한 번 강의·강연·자문하는 경우가 예외에 해당합니다. 아래 네 가지를 모두 충족해야 합니다.
| 확인 사항 | 예외 조건 |
|---|---|
| 초청기관 | 정부, 대학, 정부출연기관 등 비영리기관 |
| 초청 목적 | 학술 또는 공익 목적 |
| 활동 형태 | 고용계약이 아닌 1회성 강의·강연·자문 |
| 활동 기관 수 | 체류기간 중 5개 이하 |
네 가지에 모두 해당하면 단기방문(C-3) 비자로, 사증면제 국가 국민이라면 무사증(B-1, B-2)으로 입국해 강연할 수 있습니다. 조건 가운데 하나라도 빠지는데 강연료가 지급된다면 C-4로 준비합니다.
C-4 대상인 연사가 무사증으로 들어와 강연하면, 허용된 체류자격 범위를 벗어난 취업이 됩니다. 민간 기업이 주최하는 행사라면 특히 초청 전에 확인하시기 바랍니다.
행사를 대행할 때 초청자는 누구로 하나요?
서류를 만들기 전에 주최기관과 함께 초청 명의를 먼저 정합니다.
정할 것은 세 가지입니다. 초청장을 누구 명의로 발행할지, 강연 계약은 누구와 맺을지, 강연료는 누가 지급할지입니다. 세 주체가 서로 다르다면 그 관계가 제출서류에서 설명되어야 합니다.
초청장에 빠짐없이 넣을 항목은 아래와 같습니다.
- 행사명과 개최 목적
- 행사 장소와 일정
- 연사의 강연 주제와 참여 내용
- 강연료와 비용 부담 조건
- 초청기관과 담당자 연락처
행사 프로그램과 연사의 이력자료를 함께 내면, 어떤 행사에 어떤 전문성을 가진 사람을 부르는지가 분명해집니다.
서류는 누가 준비해서 어디에 내나요?
신청은 연사가 거주국의 대한민국 대사관·총영사관에 하고, 초청 관련 서류는 국내에서 준비해 연사에게 보냅니다.
| 준비하는 쪽 | 서류 |
|---|---|
| 국내 초청기관 | 강의계약서 또는 초청장, 초청기관 설립 관련 서류 |
| 연사 | 사증발급신청서, 여권, 사진, 학위증, 재직증명서 |
최종 제출 서류는 연사 거주지를 관할하는 재외공관의 안내를 따릅니다. 공관마다 접수 방식이 다를 수 있으므로 신청할 공관과 접수 방법부터 확인한 뒤 서류를 맞춰 준비합니다.
연사는 국내에서 받은 서류에 자기 서류를 더해 공관에 접수합니다. 공관이 자료를 더 요구하면 보완 제출을 하고, 비자를 받은 뒤 입국합니다.
행사 날짜는 움직일 수 없으므로, 서류가 해외로 건너가는 시간과 공관 심사 기간을 행사일에서 거꾸로 빼 준비 시작일을 정하는 편이 좋습니다. 여러 나라에서 연사를 부른다면 연사마다 신청 공관과 진행 상황이 달라 따로 관리해야 합니다.
핵심 정리
- 강연료를 받는 연사는 C-4가 원칙입니다.
- 비영리기관의 학술·공익 목적 1회성 초청 등 네 가지 조건을 모두 충족하면 C-3 또는 무사증으로 강연할 수 있습니다.
- 행사 대행 시 초청장 명의, 강연 계약 당사자, 강연료 지급 주체를 먼저 정리합니다.
- 국내 초청기관은 초청장·계약서·기관 서류를, 연사는 신청서·여권·학위증 등을 준비합니다.
- 신청은 연사 거주국 관할 재외공관에 하며, 행사일에서 역산해 일정을 잡습니다.
국제회의기획업 등록을 맡아 온 정온 행정사 사무소는 출입국 업무도 함께 처리합니다. 해외 연사 초청을 준비 중이시라면 C-4 해당 여부 판단, 초청장·강연 계약서 작성, 공관 제출자료 정리를 함께 도와드리겠습니다.